Важно е да решите къде ще се създават и съхраняват архивите на вашите данни. Често срещана грешка е всички архиви да са в папка на същия диск, на който са данните. Така рискувате ако се случи нещо с диска заедно с данните дае загубите и всички архиви.
Лесно и без сериозни разходи можете да намалите рисковете като използвате ФТП сървър на който да се запазва копие на най важните архиви. Регистрирането и използването на такъв сървър не е сложно, но ако не искате да се занимавате с това и имате лиценз за пълната версия на PtgSupport може да използвате наш сървър, .
Архивирането с PtgSupport не е единствения начин за автоматично архивиране, но е по лесен и надежден от другите възможности които са ни известни. При използване например на COBIAN има по голяма вероятност създадения архив да е некоректен. Понякога някои папки не се архивират - например ако е зададен некоректен път.
Ако използвате PtgSupport вероятността за подобни проблеми е много по малка. Дефинираните задачи са в папките с данните и даже да ги преместите на друг компютър ще продължат да се изпълняват. А ако няма архиви за някои данни ще видите предупреждение при стартиране на програмата.
Примерни задачи за автоматично архивиране с PtgSupport:
- През 2 часа - 5 бр.
- Ежедневни - 10 бр.
- На всеки 10 дни - 20 бр.
четвъртък, 13 август 2015 г.
четвъртък, 7 май 2015 г.
Справки за продажбите в XLS формат
Има 2 начина да създавате XLS справки за продажбите:
Предимство на този вариант е, че не е необходимо съответния компютър да има инсталиран MS OFFICE - създадените файлове могат да се използват напр. с GOOGLE DOCS.
Недостатък е, че са необходими известни усилия създадените файлове да се оформят така, че да приличат на съответната справка. Това може да става лесно ако копирате съдържанието на създадените файлове в предварително създадени шаблони както е показано в тази презентация:
Втората възможност попълва предварително създаден XLS макет с данни съответни на справката. Как се създават такива шаблони е описано подробно в хелпа. Най лесния начин е за всеки вид шаблон да използвате някой от примерните които разпространяваме и да го модифицирате.
Недостатък при тази възможност е условието, че компютъра на който се извежда справката трябва да има инсталиран MS OFFICE. Това е така, защото се използва технология, свързана със създаване на OLE обект excel който попълва макета и показва резултата. Освен това тази съзможност съществува само за някои справки.
- Запазване в xls формат
- Попълване на xls макети
Предимство на този вариант е, че не е необходимо съответния компютър да има инсталиран MS OFFICE - създадените файлове могат да се използват напр. с GOOGLE DOCS.
Недостатък е, че са необходими известни усилия създадените файлове да се оформят така, че да приличат на съответната справка. Това може да става лесно ако копирате съдържанието на създадените файлове в предварително създадени шаблони както е показано в тази презентация:
Втората възможност попълва предварително създаден XLS макет с данни съответни на справката. Как се създават такива шаблони е описано подробно в хелпа. Най лесния начин е за всеки вид шаблон да използвате някой от примерните които разпространяваме и да го модифицирате.
Недостатък при тази възможност е условието, че компютъра на който се извежда справката трябва да има инсталиран MS OFFICE. Това е така, защото се използва технология, свързана със създаване на OLE обект excel който попълва макета и показва резултата. Освен това тази съзможност съществува само за някои справки.
понеделник, 20 април 2015 г.
ПОДДЪРЖАНЕ НА ДАННИТЕ
Проблеми, които налагат възстановяване на данните от архив се случват много рядко, но винаги трябва да сте готови да се справите с такъв проблем.
Полезно е да си задавате подобни въпроси:
Полезно е да си задавате подобни въпроси:
- Какво ще се случи, ако изчезне всичко от диска на който са вашите данни? Такива неща се случват напр. при технически проблеми или при поява на криптовирус.
- Имате ли архиви от последните няколко часа; от последните няколко дни; от последните няколко месеца?
- Къде са вашите архиви? Ако са на диска на който са били данните вероятно не може да се разчита на тях.
- Колко време ще ви е необходимо за да продължите работа?
- Можете ли да се справите сами или имате нужда от помощ?
- Има ли някой, който има ангажимент да ви помогне в определен срок.
Не мислете, че това не може да се случи с вашите данни. Инциденти с данните се случват непрекъснато даже в големи организации, където се използват бази данни и скъп хардуер които са много по надеждни от тези, които може да си позволим. Затова винаги се разчита на архиви и се мисли как може да се възстановят данните при евентуални инциденти.
Най важното което трябва да се знае за базите данни, използвани от ПП ПИТАГОР:
- Всяка база данни е свързана с папка в която са всички файлове, използвани от системата.
- Запазването на всички файлове от тази папка /без вложените в нея други подпапки/ е гаранция, че имате коректен архив на тези данни.
- Възстановяването на отделни файлове от базата данни е възможно само в някои случаи. Ако проблема е свързан с част от базата данни - консултирайте се дали е възможно да се възстановят само някои файлове.
- Архивите, които се създават по време на използване на данните от Ptg-XP може да не са коректни. Ако тези архиви са създадени с PtgSupport риска е минимален, но ако са създадени с COBIAN или с друга подобна програма вероятността да е некоректен е голяма.
Някои важни съвети:
- Задължително е да имате архиви от последните няколко дни.
- Желателно е да имате архиви от последната година /напр. през 10 дни/ и архиви от последните няколко часа.
- Важните архиви да са на сигурно място. Това са архивите от последните няколко дни и архивите преди годишните приключвания. Добър вариант е да са на ФТП сървър. Ако нямате такава възможност в края на всеки работен ден запазвайте архиви на DVD.
- Използвайте PtgSupport. Безплатния вариант предупреждава за някои проблеми с данните и прави архиви от последните 30 дни. Това е полезно, но не е достатъчно.
- Лицензирания вариант на PtgSupport може да създава няколко вида архиви за всяка папка и да записва някои от тях на ФТП сървър.
- Потребителите с които имаме абонаментни договори за поддържане могат да използват наш ФТП сървър.
- Ако не можете да си регистрирате свой ФТП сървър потърсете помощ. Цената за хостинга е символична.
- Проверявайте периодично коректни ли са архивите, които се създават автоматично. Има случаи, когато не се архивират папките в които са актуалните данни и се заблуждавате, че имате архиви. Вероятността това да се случи ако използвате PtgSupport е много по малка защото задачите за архивиране са в самите папки с данни.